Publicering av handböcker - Varför och Hur?

Varför en handbok?

• Handboken är en del av er produkt. God dokumentation är ett konkurrensmedel!
  
  
• God dokumentation kan framhållas i försäljningsarbetet.
  
  
• God dokumentation ökar möjligheterna att utnyttja en produkt. Därmed ökar produktens värde för kunden! (Har ni råd att hemlighålla hur man bäst använder era produkter?)
  
  
• God dokumentation underlättar utbildning av både kund och servicepersonal.
  
  
• God dokumentation visar hur systemet skall fungera och minskar antalet frågor om hur det är tänkt att fungera, både från kunder och från egen personal. (Vid problem hos kunder händer det lätt att era få verkliga specialister blir indragna. Och deras insatser kan behövas på andra områden - t ex inom produktutveckling!)
  
  
• God dokumentation minskar antalet akututryckningar till kunder som har problem. Det ger lägre kostnader både hos er och hos kunden.
  
  
• En handbok kan också vara en nödvändighet:
  fr o m 1995 gäller EU: s maskindirektiv fullt ut. Praktiskt innebär det bl a att alla CE-märkta maskiner skall ha ordentliga anvisningar om hur de installeras, används och sköts på ett säkert sätt.
  
  

Vem skriver handboken?

Papper, CD eller Internet?

Dokumentation till program distribueras numera ofta på CD (skiva) och inte i form av tjocka tryckta böcker. Det är oftast praktiskt, speciellt om dokumentationen bara behövs i undantagsfall, eftersom de flesta moderna program har hjälpfunktioner och viss dokumentation inbyggda i sig.

För maskiner utan egen stor bildskärm är det inte lika självklart att en CD är vad slutkunden vill ha. "Gammaldags" papper kan då vara precis vad som behövs. Det blir dock alltmer så att servicefolk har med sig en bärbar dator med en CD med dokumentation och ritningar. Med den stående alldeles intill arbetsstället så kan CD:n vara mycket lättare att använda än en tjock pärm med i värsta fall inaktuella ritningar.

En del företag väljer att distribuera dokumentationen till sina generalagenter via CD eller via Internet. I stället för att skeppa kanske tonvis med papper runt jorden så låter man sin generalagent svara för att dokumentationen blir tryckt. Ofta på beställning just när den behövs.

Än så länge är det ganska ovanligt att bruksanvisningar och handböcker finns tillgängliga via Internet. Det kommer säkert att ändra sig. För det är mycket enklare och billigare att hålla aktuell rättad information tillgänglig via Internet än att distribuera nya pärmar eller CD-skivor med posten.

Frågan om publicering på Internet eller ej är också en fråga om tillgänglighet. Dokumentation på Internet finns alltid tillgänglig utan några tidsfördröjningar!

Copyright © 2000, Cybis Elektronik & Data AB.